Come organizzare una festa privata: la guida completa

Organizzare una festa in una location che mette a disposizione gli spazi, ma non stoviglie e servizio, è semplice se sai cosa fare e in che ordine. Qui trovi il metodo che consigliamo a chi festeggia da noi: una timeline da spuntare, la mappa degli spazi, la lista di cosa portare e un calcolatore delle quantità.

1. Prima di tutto: data, ospiti e formula

Tre decisioni guidano tutto il resto: quando, quanti e come si mangia.

• La data. Sabati e domeniche di maggio, giugno e settembre sono i più richiesti: muoviti con qualche mese di anticipo.
• Il numero di ospiti. Alla Vaca Straca si arriva fino a 100 persone nella bella stagione, sfruttando giardino e tettoia, e fino a 60 in inverno negli spazi interni.
• La formula. Buffet, giropizza con il forno a legna o un catering completo. Il buffet è la soluzione più flessibile: i tavoli della location bastano per un buffet fino a 90 persone.

2. La timeline: cosa fare e quando

Spunta le voci man mano che le completi: restano salvate su questo dispositivo, così puoi tornare quando vuoi. Puoi anche stamparla o scaricarla in PDF.

1. 3–6 mesi primaData, location e idea

   • Scegli la data e blocca la location con la caparra confirmatoria
   • Decidi il tipo di festa e il numero indicativo di ospiti
   • Scegli un tema o uno stile per inviti e allestimenti
   • Decidi la formula del cibo: buffet, giropizza o catering

2. 2 mesi primaFornitori e inviti

   • Prenota catering o pizzaiolo, DJ, barman e fotografo (anche tra i nostri partner)
   • Per un diciottesimo: genitori presenti oppure sicurezza e barman dei nostri partner
   • Invia gli inviti o un "save the date"

3. 1 mese primaDettagli e prenotazioni

   • Raccogli le conferme degli ospiti e le eventuali allergie
   • Ordina la torta e gli allestimenti (palloncini, arco, fiori)
   • Noleggia sedute, tovaglie o arredi che mancano
   • Organizza giochi e tornei: ping pong, calcio balilla, pallavolo, calcio, basket

4. 2 settimane primaNumeri e acquisti

   • Fissa il numero definitivo e usa il calcolatore delle quantità
   • Compra stoviglie, tovaglioli, tovaglie e bevande a lunga conservazione
   • Prepara la playlist o concordala con il DJ
   • Concorda con noi l'orario di arrivo per allestire

5. 1 settimana primaConferme e kit

   • Conferma orari e accessi a tutti i fornitori
   • Prepara la scatola delle cose che si dimenticano: posate da servizio, cavatappi, coltello per la torta, accendino, prolunga, nastro di carta
   • Dividi i compiti tra amici e parenti (buffet, musica, foto, riordino)

6. Il giorno primaSpesa e carico

   • Fai la spesa del fresco
   • Prepara le borse frigo e carica l'auto
   • Ricarica telefono, cassa e luci a batteria

7. Il giorno della festaAllestimento

   • Arriva alle 10:00 (o dalle 8:00, se concordato)
   • Bevande nel frigo vetrina, cibi nel frigorifero, ghiaccio nel congelatore a pozzo
   • Musica in salone, buffet in taverna, bar in taverna con le spalle alla cucina, giochi e torta sotto la tettoia (d'estate in giardino)
   • Prepara i bidoni della differenziata in un punto visibile

8. A fine festaRiordino

   • Musica spenta all'01:00, uscita entro le 03:00
   • Rimetti tavoli e sedie come li hai trovati
   • Dividi i rifiuti negli appositi bidoni oppure portali via
   • Svuota frigoriferi e congelatore e porta via le decorazioni

3. Come distribuire gli spazi

Dopo tante feste abbiamo trovato la disposizione che funziona meglio: ogni zona ha la sua funzione e gli ospiti si muovono senza ingorghi.

4. Cosa c'è in location e cosa portare

La Vaca Straca mette a disposizione gli spazi e alcune dotazioni. Piatti, bicchieri, posate, pentole e tovaglie non sono inclusi: vanno portati o noleggiati.

Già presente in cascina

• 40 sedute e tavoli per un buffet fino a 90 persone
• Ombrelloni e tavolini in giardino
• Cucina a gas, forno, lavandino e mobili
• Frigorifero per i cibi e frigo vetrina per le bevande
• Congelatore a pozzo per il ghiaccio
• Forno a legna e barbecue con la legna
• Prese elettriche in tutte le sale e una sotto la tettoia
• Ping pong, calcio balilla, pallavolo e canestro

Da portare: la lista completa

In arancione le cose che si dimenticano più spesso.

6. Giochi e tornei

Dalla primavera e finché il tempo lo permette, l'idea che consigliamo sempre è organizzare giochi a squadre o veri tornei: ping pong, calcio balilla, pallavolo, calcio e pallacanestro. Scaldano l'atmosfera, fanno conoscere gli invitati tra loro e tengono occupati grandi e piccoli tra un momento e l'altro della festa.

• Prepara un tabellone con le squadre e gli orari delle partite.
• Metti in palio piccoli premi: una medaglia, un brindisi, il primo pezzo di torta.
• Alterna i giochi: il ping pong sotto la tettoia, il calcio balilla in sala giochi, la pallavolo in giardino.

7. Le regole della casa

• ✓Ingresso per allestire alle 10:00; se serve, dalle 8:00 previo accordo con noi.
• ✓Nastro adesivo di carta per appendere decorazioni.
• ✕Niente chiodi nei muri.
• ✓Coriandoli di carta sì, di plastica no.
• ✓Palloncini e fumogeni (per esempio per un gender reveal) sono ammessi.
• ✓Fuochi d'artificio solo quelli per cui non serve alcuna autorizzazione, da usare in una zona sicura del giardino.
• ✓Animali ammessi.
• ✕Fumo solo all'esterno.
• ✓Musica solo nel salone, fino all'01:00; la location è vostra fino alle 03:00.
• ✓Pulizia di fino inclusa: a voi basta lasciare gli spazi in ordine, rimettere tavoli e sedie come li avete trovati e dividere i rifiuti negli appositi bidoni (oppure portarli via).

8. Gli errori più comuni

1. Dimenticare le posate da servizio e il cavatappi

È l'errore che vediamo più spesso: il buffet è pronto, ma non c'è niente per servirlo. Mettili in una scatola il giorno prima.

2. Arrivare tardi per allestire

Calcola almeno 2–3 ore. Se l'allestimento è impegnativo, per esempio con arco di palloncini e tanti tavoli, chiedici l'accesso dalle 8:00.

3. Sottovalutare il ghiaccio

D'estate ne serve quasi 1 kg a persona, di più con i cocktail. Il congelatore a pozzo della location ti permette di portarlo già la mattina.

4. Non avere un piano B per la pioggia

Con la tettoia di 200 m² e le sale interne il problema non esiste, ma decidi prima dove spostare buffet, torta e giochi.

5. Una sola prolunga per tutto

Sotto la tettoia c'è una presa: per luci, macchina dello zucchero filato o cassa porta prolunga e ciabatta.

6. Rimandare il riordino a fine serata

Dividi i compiti prima: chi raccoglie i rifiuti, chi rimette tavoli e sedie. Alle 3 del mattino nessuno ha voglia di organizzarsi.

9. A fine festa

La pulizia di fino è inclusa: a voi basta lasciare gli spazi in ordine. Rimettete tavoli e sedie come li avete trovati, dividete i rifiuti negli appositi bidoni presenti in location (oppure portateli via), svuotate frigoriferi e congelatore e portate via decorazioni e avanzi.

Guide per tipo di festa

• Come organizzare una festa di 18 anni
• Come organizzare un compleanno per bambini
• Come organizzare il pranzo di battesimo, comunione o cresima